Se il mese scorso hai fatto il tuo dovere di imprenditore, hai dedicato buona parte delle ultime giornate lavorative dell’anno a costruire il budget 2021 della tua azienda.
Un’attività sempre delicata e mai semplice, che ti ha portato a stabilire gli obiettivi da raggiungere quest’anno e pianificare le spese e gli investimenti necessari per ottenerli.
É quindi tutto programmato, in maniera più o meno dettagliata, fino a dicembre 2021.
O almeno, è così a livello teorico.
Perché invece, nell’ultima parte dell’anno (o in alcuni casi anche prima), le aziende si ritrovano a dover rimandare o annullare degli investimenti, magari anche strategici e importanti, a causa della sempreverde motivazione “Non c’è budget”.
Ma cosa porta un imprenditore o un manager a proclamare la mancanza di budget per una certa spesa?
Le motivazioni principali sono due:
- quella spesa non è urgente o strategica per il raggiungimento degli obiettivi stabiliti dall’azienda, per cui non le sono stati assegnati dei fondi in fase di budgeting;
- nonostante quella spesa sia stata preventivata, l’azienda ha sbagliato a pianificare il budget, per cui non sono disponibili le risorse che avrebbero dovuto esserci.
Nel primo caso, è normale che possa mancare budget: se un’attività non rientra nella pianificazione annuale è lecito che non abbia risorse assegnabili.
Nel secondo caso, invece, l’azienda ha un serio problema: non è accettabile trovarsi a metà percorso e scoprire di non avere le risorse per sostenere il raggiungimento degli obiettivi pianificati, perché si rischia di vanificare un intero anno di lavoro.
Per evitare che anche tu possa ritrovarti in questa scomoda situazione e mandare all’aria mesi di lavoro, ecco le mie linee guida per verificare se hai pianificato adeguatamente il budget 2021 della tua azienda.
Innanzitutto, cos’è il budget? Non è una previsione, non è uno sport, non è creatività. Non è qualcosa che si può fare a sentimento e che, se risulta sbagliato, poco importa.
È un esercizio molto delicato, che si basa sulla tua capacità di prevedere ciò che succederà nella tua azienda durante i successivi 12 mesi, in base all’analisi dei numeri e dati che hai raccolto nell’anno che sta terminando (e anche negli anni precedenti).
Il futuro è, infatti, scritto nei numeri, nel senso che puoi fare il budget solamente se hai letto i numeri e le statistiche dei tuoi bilanci.
Il budget è un vero piano operativo, il cui compito è rispondere ad alcune domande: “Che cosa farà l’azienda nel 2021? In funzione di quello che succederà nel 2021, come si organizzerà l’azienda? Quante risorse metterà in campo? Dove concentrerà i suoi sforzi?”.
Nella creazione del budget, il primo punto è quindi definire quali sono gli obiettivi del 2021.
Ad esempio, potresti decidere di voler triplicare il fatturato nei prossimi 12 mesi, oppure vorresti posizionare la tua azienda su un target di clientela alto spendente, o magari il tuo traguardo è aumentare la marginalità.
Una volta definiti gli obiettivi, immediatamente scatta una seconda domanda: quali risorse ti servono per raggiungerli?
Vuoi triplicare il fatturato? Automaticamente devi verificare se hai le risorse per raggiungere questo obiettivo: ad esempio, hai abbastanza venditori per sostenere questa crescita?
Hai deciso di vendere a clienti abbienti? Allora devi essere certo di avere una struttura in grado di servire e soddisfare le aspettative di questo tipo di clientela.
Dato, quindi,un obiettivo, devi subito stabilire se quell’obiettivo è realistico in funzione delle risorse che ti servono per conseguirlo.
Nella definizione del budget devi anche stabilire chi è responsabile dei singoli obiettivi, ovviamente nel caso la tua azienda abbia un minimo di struttura e tu non sia invece un uomo solo al comando.
Ad esempio, se la tua azienda opera nel B2B e uno degli obiettivi per il 2021 è velocizzare la produzione, dovrai chiamare il responsabile della produzione e comunicargli che vuoi ridurre i tempi del 20% entro fine anno.
In tal senso, il budget è un lavoro che devi fare tu come imprenditore, ma con la partecipazione di tutti i tuoi collaboratori: non puoi imporre dall’alto un obiettivo senza confrontarti con chi poi operativamente dovrà raggiungerlo.
Ecco perché il mio invito è di non metterti a fare il budget da solo nel tuo ufficio, chiuderlo in un cassetto e sperare che si realizzi da solo: è un “terreno di scontro”, che deve coinvolgere tutte le funzioni aziendali coinvolte nel raggiungimento degli obiettivi.
Un budget ben strutturato ti permette anche di capire quali sono le alternative nel caso i risultati non siano in linea con quanto previsto.
Cosa significa?
Innanzitutto, se in fase di verifica del budget ti accorgi che gli obiettivi stabiliti non sono raggiungibili con le risorse disponibili, puoi subito valutare le possibili alternative, che rientrano sempre in due categorie: definire obiettivi meno ambiziosi o acquistare nuove risorse.
Devi perciò pianificare le contromisure nel caso qualcosa “vada storto”, sia a livello di mercato generale (ad esempio la pandemia e i lockdown) che a livello del tuo specifico settore (un nuovo concorrente inaspettato, una nuova tecnologia che stravolge il mercato, ecc.).
È indispensabile essere sempre pronti a cambiare idea e mettere in discussione il proprio budget. Ecco perché la definizione del budget non dovrebbe essere un lavoro che si effettua una volta all’anno a dicembre e poi si lascia inalterato per 12 mesi, ma deve essere invece ricalibrato ogni mese, per mantenere saldo il timone dell’azienda.
Ma oltre ad evitare le spiacevoli situazioni da “Non c’è budget”, perché è così importante fare un accurato lavoro di budgeting?
Innanzitutto, perché ti aiuta a mettere in correlazione causa ed effetto. Può sembrare una banalità e una frase buttata a caso, invece mettere in correlazione causa ed effetto è il vero segreto per definire un budget accurato.
Ad esempio, il tuo fatturato e le tue vendite da cosa possono dipendere? Dal numero e dalla qualità dei venditori, dalla qualità delle campagne marketing, dal tipo di canali di marketing usati, dal posizionamento aziendale che hai scelto.
Su quale fattore devi intervenire per raggiungere il risultato pianificato? Lo puoi, appunto, sapere solo mettendo in correlazione risorse e obiettivi. Perché se definisci un obiettivo specifico (ad esempio aumentare il fatturato, i margini o l’utile aziendale) e sbagli ad assegnare le risorse, sbagli tutto.
Perché magari potresti pensare che l’aumento delle vendite debba essere determinato dall’assunzione di un commerciale in più, mentre nella realtà potrebbe non essere quella la causa principale delle vendite.
Se sbagli a individuare la correlazione tra la causa e l’effetto, non riuscirai mai a definire un budget efficace.
Capito questo aspetto, devi poi stabilire quali sono le priorità su cui concentrare gli sforzi della tua azienda.
Per farti un esempio, non puoi programmare contemporaneamente, nello stesso mese, il lancio di tre nuovi prodotti, la creazione di un secondo brand con un posizionamento diverso, l’assunzione di due nuovi venditori e l’apertura di un secondo ufficio.
Ovviamente è un esempio estremo, il concetto è che devi fare una lista di priorità: è vero che creare il budget significa definire degli obiettivi, ma devi programmarli in un arco temporale.
Non devi solo stabilire chi è responsabile dei singoli obiettivi, ma anche quando un obiettivo debba essere realizzato.
Il tuo budget 2021 sarà, perciò, la somma di ogni singolo obiettivo principale, che viene definito per ciascun mese dell’anno.
Perché devi definire le priorità in questo modo, con l’obiettivo del mese? Perché in un’azienda anche gli obiettivi hanno una loro causa-effetto.
In poche parole, prima fai A; se A funziona come previsto, farai B. Se però B non funziona, probabilmente dovrai rivedere anche le tue priorità. Magari dovrai ripetere B, oppure i tempi si allungheranno, o invece ti accorgerai che le risorse che pensavi di dedicare non sono sufficienti.
Il rapporto causa-effetto nel budget non è una banalità e, se vuoi riuscire ad essere efficace, devi imparare a ragionare in questo modo: “Se voglio ottenere questo effetto, devo incidere sulla sua causa”.
Messi in fila gli obiettivi, ciò che devi fare è un cronoprogramma delle attività che ti porteranno a raggiungerli: a gennaio farai A, a febbraio B, a marzo C e così via.
Come vedi, anche in termini di operatività è cruciale definire un budget accurato.
Anche perché un budget ben fatto ti aiuta a individuare immediatamente le anomalie e intervenire sulle cause.
In sintesi, ciclicamente devi verificare se stai rispettando il cronoprogramma e se stai ottenendo i risultati previsti. Se ti accorgerai che stai andando fuori rotta, dovrai quindi ripianificare e apportare le correzioni necessarie.
In definitiva, possiamo dire che pianificare il budget rappresenta la previsione di cosa vorresti che accadesse nella tua azienda in quell’anno.
Non è però possibile fare previsioni senza conoscere quali sono le variabili fondamentali che incidono sui tuoi risultati, che, pertanto, devi controllare in modo sistematico.
Solo cambiando queste variabili puoi raggiungere gli obiettivi che ti sei preposto.
Fare il budget è paragonabile a un allenamento: devi allenare la tua mente a trovare costantemente soluzioni e alternative alle attività svolte nella tua azienda.
Per ogni problema, il tuo compito di imprenditore è trovare la radice di causa ed effetto, che ti permetterà di migliorare continuamente l’azienda.
Ad esempio, hai trovato le cause delle inefficienze dell’azienda?
Hai trovato la causa per la quale non riuscite a fare più vendite?
Hai trovato la causa per la quale non riesci a marginare quanto vorresti?
Hai trovato le cause per le quali non hai mai liquidità?
Il tuo lavoro è ricercare le cause, per poi trovare la soluzione a ogni causa (e non al problema) in modo alternativo.
Questo è il lavoro di budgeting che dovresti aver fatto il mese scorso nella definizione del budget 2021 della tua azienda.
Se, invece, ti sei limitato a scrivere qualche numero un po’ a sentimento in un foglio excel è il caso di riprendere in mano quel file e seguire le linee guida che hai appena letto.
In caso contrario, è probabile che già a settembre ti ritroverai a dire “Non c’è budget”.
